ChatGPT

Xác Định Các Loại Câu Hỏi Thường Gặp

Xem lại lịch sử email để phân loại những câu hỏi và vấn đề khách hàng hỏi nhiều nhất.

Lập danh sách 10-15 nhóm câu hỏi thường gặp (ví dụ: trạng thái đơn hàng, đổi trả, câu hỏi sản phẩm, vấn đề vận chuyển).

Dùng tính năng tìm kiếm và lọc của email client để nhanh chóng nhận ra các mẫu câu hỏi lặp lại.

Tạo Prompt Nền Tảng

Viết prompt cho ChatGPT có bao gồm giọng thương hiệu, thông tin quan trọng và định dạng phản hồi mong muốn.

Với mỗi loại câu hỏi, tạo một prompt như: "Viết một email chuyên nghiệp, thân thiện phản hồi khách hàng hỏi về [vấn đề]. Bao gồm [điểm chính]. Giữ giọng văn [giọng thương hiệu]."

Kèm theo ví dụ thực tế về những phản hồi tốt nhất của bạn để ChatGPT bắt được đúng phong cách.

Tạo Nhiều Phiên Bản Mẫu

Dùng ChatGPT để tạo 2-3 biến thể cho mỗi loại câu hỏi nhằm xử lý các tình huống khác nhau.

Nhập prompt và tạo nhiều phản hồi. Lưu lại những cái tốt nhất vào tài liệu dùng chung.

Thử phản hồi với các tình huống hiếm gặp để đảm bảo mẫu dễ tùy chỉnh.

Tạo Bảng Tra Cứu Nhanh

Sắp xếp các mẫu theo định dạng dễ truy cập cho cả team.

Xây dựng một bảng tính đơn giản hoặc trang Notion với loại câu hỏi, nội dung mẫu và ghi chú tùy chỉnh.

Thêm các placeholder như [TÊN_KHÁCH_HÀNG] và [MÃ_ĐƠN_HÀNG] để cá nhân hóa nhanh.

Đào Tạo Team Và Cải Tiến

Hướng dẫn team sử dụng mẫu và thu thập phản hồi để cải thiện.

Tổ chức một buổi đào tạo 15 phút và thu thập phản hồi sau một tuần sử dụng.

Cập nhật mẫu hàng tháng dựa trên loại câu hỏi mới và phản hồi từ khách hàng.