Notion AI

Tạo Cấu Trúc Workspace

Thiết lập các trang gốc cho từng phòng ban hoặc chủ đề chính trước khi đổ dữ liệu vào.

Tạo các trang cấp cao: Quy Trình, Cuộc Họp, Dự Án, Chính Sách. Dùng template Notion có sẵn để không phải làm từ đầu.

Giữ tối đa 5-6 trang gốc; quá nhiều danh mục khiến team ngại tìm kiếm.

Đổ Ghi Chú Cuộc Họp Thô Vào

Dán trực tiếp ghi chú thô hoặc bản ghi âm được chuyển thành văn bản vào trang tương ứng.

Sau mỗi cuộc họp, dán nội dung thô vào trang Cuộc Họp mới, không cần định dạng trước.

Không cần chỉnh sửa gì cả ở bước này - Notion AI sẽ xử lý ở bước sau.

Tóm Tắt Và Trích Xuất Action Item

Dùng Notion AI để biến ghi chú thô thành bản tóm tắt có cấu trúc kèm việc cần làm.

Bôi đen nội dung, chọn "Ask AI" > "Summarize", sau đó chạy tiếp lệnh "Tìm tất cả action item và người phụ trách".

Thêm ngày hạn chót ngay trong prompt để AI tạo checklist có deadline thay vì danh sách chung chung.

Liên Kết Chéo Giữa Các Trang

Kết nối tài liệu liên quan để wiki trở thành mạng lưới thông tin thay vì các trang rời rạc.

Dùng cú pháp @ để liên kết trang dự án với cuộc họp liên quan, và ngược lại. Thêm database view lọc theo phòng ban.

Dùng Notion AI để gợi ý các trang liên quan bằng lệnh "Tìm tài liệu nào khác nhắc tới chủ đề này".

Duy Trì Và Dọn Dẹp Định Kỳ

Đặt lịch hàng tháng để wiki không bị lỗi thời hoặc trùng lặp.

Mỗi tháng, dùng Notion AI để rà soát trang cũ, gộp nội dung trùng lặp và gắn nhãn tài liệu đã lỗi thời.

Giao một người phụ trách wiki luân phiên theo tháng để không ai quên việc dọn dẹp.